Tenemos derecho a escoger a nuestros clientes?

Ahora me interesa hablar sobre el eterno tema relacionado a los clientes y la conveniencia (o no) de una relacion de negocios con determinada empresa o individuo.

Cuando uno está empezando a trabajar, normalmente está dispuesto a trabajarle a cualquiera, en cualquier tema y casi que por cualquier precio (incluyendo GRATIS). La idea que uno tiene en ese momento es acumular experiencias y hacerse un nombre. Esto luego nos permitirá cotizarnos mejor en el mercado y seguir creciendo profesionalmente.

Por supuesto podemos agregar que existe una cándida pasión por el simple hecho de hacer algo de lo que hemos aprendido y aplicarlo a medios REALES (hablando mas que todo de los que pasan por una Academia o Universidad, y que han pasado años en teoria y práctica aplicada a situaciones ficticias). Mas adelante el trabajo se vuelve eso, trabajo, sigue existiendo el factor pasión, pero el hecho de que tendremos que hacer cosas repetidamente, muchas veces de temas a los cuales no le encontramos gracia o en aplicaciones que no nos agradan tanto, pues la oportunidad no siempre viene maquillada y con traje de noche, a veces es una anciana sin dientes y que tiene mal olor. Y la oportunidad es hermana directa de NECESIDAD, que es de la familia de RESPONSABILIDADES, COMPROMISOS y DEUDAS. (el dinero que ganamos apasionadamente, lo gastamos con igual pasion... somos seres pasionales los artistas, que le vamos a hacer ).

Claro está, que la idea no es trabajar en cosas que no nos motivan, que no despiertan nuestra creatividad, que nos resultan de mal gusto o fuera de nuestras preferencias en temas. Aunque un verdadero profesional sabe buscar ese algo que le da la vuelta a la "tortilla" y encuentra lo necesario dentro del proyecto para apasionarse. A veces es simplemente el reto de hacer algo que en una situacion normal ni nos pasaria por la mente enfrentar. Puede ser nadamás por aprender una técnica, tecnologia o aplicacón nueva. Entrar a campos que nos han despertado curiosidad pero nunca habiamos tenido la excusa para visitar. En fin, aquel que se queda flotando en un charco chico, pues eso le garantiza repetividad, control y seguridad, y no desea enfrentar lo desconocido.. pues tendrá lo que quiere (algunos lo pueden llamar especializacion, pero en la naturaleza, los seres vivos que son demasiado "especializados" normalmente se extinguen al primer cambio de clima drástico que afecte su ambiente inmediato).

En fin, en este inicio de nuestra carrera profesional somos siempre PRESAS FACILES para todos aquellos que ven la oportunidad de sacar trabajo barato o hasta gratuito. Es un intercambio: Experiencia y crecimiento a cambio de explotacion de nuestro trabajo y talento.

Existen casos donde el diseñador tiene ya algo de instinto innato con respecto a negociacion y cierre, pero esto es en casos raros, ya que la estructura mental que ya se trae, y ha sido entrenada por años de teoria y sensibilizacion, no está enfocada a lo práctico y tangible como el dinero o beneficios varios directos, sino mas bien a lo abstracto, lo emotivo, lo intelectual, lo creativo, lo estético. De hecho, por eso es que los trabajos de un novato no son necesariamente los mas eficientes ni escalables, ya que el aspecto práctico y rentable de un proyecto se aprende a preveer y medir con la experiencia, denuevo, por el tipo de educacion que se recibe en una Academia.

Aquellos que se han hecho "en la calle" aprenden ambos aspectos de la labor del diseñador, la parte relacionada con la creación, y la parte relacionada con el negocio. Con la deficiencia eso si, de bases teoricas y académicas que fortalecerian sus resultados (claro, siendo alguien responsable y profesional, este conocimiento es buscado en fuentes varias de documentacion e intercambio de informacion, como lo es un foro como este por ejemplo).

Pero para asuntos del enfoque de mi disertacion, voy a seguir desde la perspectiva del profesional que ha pasado por el proceso Académico para luego integrarse al mercado y su práctica profesional. Pues el que se hace en la calle ya es alguien mas "jugado" como decimos en mi tierra, y no se lo "bailan" tan facilmente.

Como decia antes, cuando estamos "nuevitos" es muy fácil que nos saquen trabajo por practicamente nada, a veces intercambiado por una comida en algun restaurante, y nos llenan la cabeza con "gracias a este trabajo te vas a dar a conocer", "te voy a recomendar con conocidos mios"y "te seguiré pasando mucho mas trabajo".

Lo peor es que aun cuando ya tenemos mucha experiencia, si estamos muy necesitados de trabajo y la OPORTUNIDAD, aunque sea la viejita mal oliente, nos parece muy sexy y hacemos oidos sordos a nuestra intuicion (experiencia) que nos dice que esto no va a salir como parece.

Veamos, hablando una vez con unos hombres de negocios me comentaban sobre una ecuacion que tocaba el tema de los clientes y el beneficio que estos dan, agregado qué tanto te pueden hacer la vida imposible durante un proceso de producción. Me decian que normalmente, el 90% del volumen de tus clientes te dan el 10% de tu ganancia, entiendase que el 90% aplica tambien a volumen de trabajo y cuanto te hacen la vida imposible. Y el restante 10% de tu clientela (volumen de trabajo) te da el 90% de tu ganancia.

Basados en esa ecuacion, podemos determinar que el 90% de nuestra carga de trabajo representa mas problema que beneficio.

Si tenemos presente esa ecuacion cada vez que negociamos con un cliente y esta dice las palabras "poco presupuesto", "poco tiempo para hacerlo", y termina de rellenar con "pero si me haces buen precio te paso mas trabajo ma adelante", podemos entonces hacer un poco de matemática sencilla proyectandola sobre ese futuro trabajo prometido y veremos que en cuestiones de costo/beneficio, siendo "costo" equivalente a nuestro tiempo, horas sin sueño, dolores de cabeza, cóleras, y otras situaciones no aptas para la salud, simplemente no es rentable.

Qué hacemos en este caso, digo, definitivamente tenemos todo el derecho a escoger nuestros cliente, y en esta situacion el NO se ve como la respuesta mas tentadora a la relacion de negocios?

Pero a su vez ahi está la viejita OPORTUNIDAD, con sus familiares NECESIDAD y demas...

Qué hacemos??

Bueno, denuevo hacemos matemática basica. Sopesamos costo beneficio: Podemos hacer este trabajo rapido, complicandonos lo menos posible? Podemos controlar la situacion con el cliente para que no pida cambios eternamente y nos haga perder todo el tiempo del mundo tratando de satisfacer su indesición y completa ignorancia sobre lo que necesita para su solucion grafica? Estamos dispuestos a meternos sabiendo que las cosas pueden ir mal?

Si?? NO??

Cada caso es diferente. A veces es cierto que a traves de un cliente malo, podemos alcanzar uno o varios muy buenos, pero no debemos estructurar nuestro proceso de trabajo en base a indefinidos, pues podemos llevarnos una gran decepcion. Hay que negociar en base a tangibles, resultados garantizados.

Por ejemplo:

NUNCA TRABAJEN UN PROCESO DE NEGOCIACION HACIENDO BOCETO TRAS BOCETO SIN HABER CERRADO EL TRATO!

Esto es algo que como novatos no sabemos y regalamos nuestro trabajo sin saberlo.

El proceso intelecual/creativo detras de el desarrollo de propuestas YA ES TRABAJO.

A veces sucede que el cliente luego de habernos pedido propuestas iniciales, propuestas posteriores basadas en las iniciales y hasta a veces varias etapas mas de propuestas "finales", termina retracatandose, o simplemente desapareciendose. Si tenemos MUCHA suerte, pagan las propuestas a un precio simbolico y hasta ahi llegamos.
En todo caso, aun cuando se hace el trabajo, estas horas dedicadas a reuniones, horas desarrollando las propuestas y mas reuniones y mas horas de produccion, no son contempladas dentro del cobro del trabajo, ni por el cliente, y peor, ni por nosotros mismos.

Digamos que no hemos hecho propuestas, que tan solo nos reunimos con el cliente. Pues ya tenemos mas experiencia y estamos decididos a no regalar nuestro trabajo. Asi que nos reunimos nadamas y tomasmos notas y hacemos propuestas verbales de lo que se podria hacer. Y hacemos las propuestas hasta que ya se ha cerrado el negocio.
Qué sucede si no se pudo llegar a nada? Si el cliente dijo cosas como "muy caro", o "cambié de parecer"?
Igual desperdiciamos tiempo y masa gris.

El intangible que mas costo tiene y que es más fácil de medir, es nuestro tiempo.

El proceso de filtracion de cuales clientes escogemos, incluye la solución a este asunto.

Antes de cualquier reunion para tratar el proyecto, y mucho antes que cualquier desarrollo grafico relacionado con dicho proyecto. Debemos cerrar el trato, aunque sea con un acuerdo verbal formal, y UN PAGO INICIAL!

Pero, como le decimos a un cliente que pague antes de haber siquiera tenido una reunion con nosotros?

Muy sencillo, primero tenemos que hacer la propuesta de lo que puede costar el proyecto, no por su contenido, sino por su extensión.

Cuanto se cobra? Pueden leer este otro articulo, que incluye un Excel que permite calcular automaticamente en base a como ya han estimados sus costos operativos y los margenes de ganancia:
COMO SE CALCULA EL COBRO?

Hoy en dia los correos electrónicos nos resuelven el asunto del tiempo perdido llendo a una negociación.
Se puede tratar todo el proceso inicial a punta de correos electronicos. Solo en casos donde nuestros clientes prospectos no tengan accesos a esa tecnologia recurririamos entonces a reuniones. Y eso si, estando claros que lo unico que vamos a hacer es una TOMA DE REQUERIMIENTOS. El cliente nos dira que es lo que quiere, que es lo que espera del proyecto, en cuanto tiempo, si tiene una limitante de presupuesto, si el proyecto se puede dividir en etapas, etc, etc. Anotamos, preguntamos lo que sea pertinente y nos retiramos. NO OFRECEMOS NADA POR NADA, ya es suficiente el tiempo dedicado a hacer la toma de requerimientos o leerlos en un correo. Y luego hacer el estimado de costos en base a todo eso.

Una vez que se ha acordado todo claramente definido con sus LIMITANTES (muy importante, definir la extension del proyecto y lo que NO incluye y lo que SI) entonces exigimos el primer pago, puede ser un 50% por adelantado, un 30, un 25, uds deciden, pero siempre tiene que ser lo que por nuestro lado ya hemos calculado cubre al menos nuestros gastos operativos durante el tiempo que estemos en el proyecto. Esto porque uno nunca sabe que puede pasar con el proyecto y si por algun motivo no tiene un cierre satisfactorio y no recibiremos el segundo pago.

Pero qué cliente paga dinero por adelantado sin haber visto aun siquiera propuestas del trabajo que quiere?

Bueno, aquí tenemos el primer filtro.

Porsupuesto lo ideal es que el cliente ya tenga referencias sobre nuestro trabajo, ya sea porque alguien le ha contado cosas positivas o porque tenemos muestras de proyectos anteriores exitosos que mostrarle.
Entonces lo que resta es preparar la cotizacion de costos del trabajo y exigir el primer pago.

Si acaso el cliente aún no quiere comprometerse con el proyecto, o no tiene bien definido que es lo que quiere o necesita, entonces lo que podemos cobrar son horas profesionales y entonces si pasamos por un proceso de reuniones pero que en este caso si estaran cubiertas economicamente.
Obviamente el cliente es muy probable que no reaccione bien al saber que tendra que pagarnos nuestro tiempo profesional, pero incluso, mas allá de la realidad de que CUALQUIER profesional cobra por tiempo de asesoria (pregunten a un ingeniero o a un abogado), lo que se puede hacer para ayudar la negociación es explicar al cliente que el dinero cobrado por estas horas profesionales será restado del costo final a la hora de determinar el valor del proyecto.

Si un cliente se reusa tanto a pagar por adelantado o pagar las horas profesionales con esta condicionante que ofrecemos a su favor, entonces les digo de una vez: DESECHENLO!

Ya les dice con su comportamiento que será alguien que les va a dar muchos problemas, sobre todo a la hora de PAGAR.

El definir bien extensiones del proyecto incluye aclarar que por ejemplo, el tiempo de entrega final del proyecto está condicionado al cierre del proceso de propuestas. O sea, si dura una eternidad decidiendose, esto no puede afectarnos en el sentido de que la fecha de entrega del trabajo terminado sigue igual y que cada vez tendremos menos tiempo para realizarla. Debemos dividir el proyecto en etapas y aclarar que el incio de cada consecuente módulo del proceso de producción depende de la finalización del anterior, y que el mismo tiene definido ya tiempo necesario para su realización.
Por supuesto podemos ser flexibles y alterar y acortar estos tiempos, PERO! esto incide en el costo final y debemos definirlo tambien a la hora de entregar la cotización. El siemple hecho de mencionarlo bien claro por escrito hace que el cliente sea mas ordenado en su proceso para evitar mas costos y esto nos garantiza menos dolores de cabeza. Claro está que también si ya existe na relación de negocios satisfactoria y de mutuo beneficio, uno puede doblar un poco las reglas, pero solo de vez en cuando y aclarando que sea hace por el bien de esta relación. Nunca accedan sin que el cliente sienta que es un acto de SU voluntad, que USTEDES son los que decidieron dar un privilegio dentro del proyecto. El momento el que el cliente sienta que puede seguir pidiendo ese tipo de cosas libremente ya estamos en problemas.

En todo esto recuerden incluir MODIFICACIONES y AGREGADOS al proyecto. Una corrección no es lo mismo que un cambio.

El escoger cliente entonces se vuelve una tarea mucho mas fácil. Establecemos bien claro las reglas del juego, siendo flexibles y abiertos a negociación siempre. Y si aún así un posible cliente se reusa a participar bajo esas condiciones, es el momento en que se debe considerar que a lo mejor este proyecto y cliente no nos convienen y que talvez sea mejor idea dejar nuestro tiempo libre para un futuro trabajo o incluso, porqué no, aprovecharlo para hacer otras cosas en nuestra vida. No todo es trabajo.